6 nycklar för framgångsrikt nyhetsbrev

Uppdaterat 2017-03-06.

Vi kommer satsa stort på kommunikationsbiten och som en inledande fas i det har vi tagit tag i våra nyhetsbrev. En tanke som slog oss under planeringsfasen var att vi kanske inte är ensamma om att ha svårt att hitta tiden att skapa och skicka nyhetsbrev. Varför inte vara öppna och transparenta med hur vi går tillväga och kanske inspirera någon på kuppen? Att strukturera för nyhetsbrevet bör vara en självklarhet när du är nybörjare i nyhetsbrevsammanhang men att se över den struktur man redan har som van användare är inget negativt.

Vi höll ett ordentligt kommunikationsmöte där vi lade grunden till höstens nyhetsbrev. Följande punkter gicks igenom:

1. Syfte
Vad vill vi åstadkomma med vårt nyhetsbrev? Vad vill vi att effekten av våra utskick ska vara? Syftet kan vara att öka försäljningen med en viss procentsats, att öka antalet besökare till hemsidan/butiken eller helt enkelt att sträva efter en bättre kundkontakt. Om man vet vad man vill uppnå med hjälp av nyhetsbrevet är det också mycket enklare att utforma det. Har man satt ett konkret syfte är det även lättare att mäta effekten av nyhetsbrevet. När ett år har gått, har man då uppnått det man ville uppnå? Om man inte gjort det kan det vara hög tid för en revidering av nyhetsbrevet.

2. Tidsplan
Hur ofta vill vi skicka våra nyhetsbrev? Vad är överkomligt? Det är viktigt att inte krysta fram något bara för att kunna skicka ut sitt nyhetsbrev, har man ingenting relevant att komma med kommer ens prenumeranter inte uppskatta nyhetsbrevet. Om du gör dina utskick enligt en tydlig tidsplan vet läsarna hur ofta de kan förvänta sig ditt nyhetsbrev och det är samtidigt lättare för dig att få till en strukturerad process i nyhetsbrevskapandet.

3. Innehåll
Vad är av värde för läsarna att ta del av, vad känns relevant för dem? Tänk alltid ur dina läsares perspektiv när du bestämmer och skriver innehåll för ditt nyhetsbrev. Vill du ha något konkret tema för varje utskick eller känns blandade nyheter bättre för din verksamhet? Ett övergripande tema per nyhetsbrev kan ge en schysst struktur, samtidigt som blandade nyheter håller dig mer flexibel i skapandet och ger dig en bredare grund att stå på.

4. Disposition
Hur ska nyhetsbrevet se ut rent dispositionsmässigt? Det är bra att följa samma typ av disposition i sina nyhetsbrev för att hålla sig konsekvent så att läsaren känner igen sig och lätt hittar i nyhetsbrevet. Igenkänning från din hemsida är heller ingen dum idé, underlätta så gott du kan för att läsaren ska känna sig som hemma.

5. Möte
För att säkerställa att du faktiskt kommer hålla igång med dina nyhetsbrev kan det vara en god idé att schemalägga ett möte inför varje utskick. En personlig åsikt är att det alltid är lättare att faktiskt ta uti med något om det ligger inlagt i min kalender. På ett möte avsett för nyhetsbrevet får du möjlighet till att utvärdera, brainstorma och planera och det är nödvändigt om du vill få en kontinuitet i dina utskick. Sätt gärna i förväg en agenda för mötet där ni förslagsvis går igenom och utvärderar det tidigare nyhetsbrevet och planerar för och skriver det nästkommande.

6. Rutiner
Lika viktigt som det kan vara att schemalägga möten och utskick är det att planera tillvägagångssättet i att skriva nyhetsbrev. Vad kan göras regelbundet mellan utskickstillfällena för att underlätta för dem och effektivisera hela processen? Har ni någonstans där ni kan skriva ner notiser som ni vill ha med i nyhetsbrevet? Någonstans att samla bilder som ska inkluderas? Är en viss person ansvarig eller är ni flera? Vad kan du eller dessa personer göra för att förbereda för utskicken?

Så här tänker vi…

För oss på Get a Newsletter handlar syftet med nyhetsbrevet om att vi vill skapa en starkare kundrelation genom att ha en närmre kontakt med våra kunder och ge dem relevanta nyheter och tips. Vi vill med nyhetsbrevets hjälp skapa mervärde för kunderna genom att hjälpa dem och underlätta för deras användning av vårt verktyg.

En gång i månaden känns lagom för den typen av uppdateringar som vi vill ge våra kunder. Vi tror att vi med det utrymmet mellan utskicken kan få ihop relevanta nyhetsbrev som våra kunder ser ett värde i att ta emot och läsa.

Vad gäller innehållet i våra nyhetsbrev så tror vi att de som prenumererar på vårt nyhetsbrev vill ta del av uppdateringar av verktyget, tips och tricks om hur de bäst skriver nyhetsbrev samt artiklar i media som kretsar kring e-postmarknadsföring och kundkontakt online. Länkar för att ta sig vidare till verktyget efter att ha läst nyhetsbrevet, länkar till våra sociala nätverk, kontaktuppgifter och gärna något prisvärt erbjudande känns också relevant för oss att få med i nyhetsbrevet.

Gällande själva dispositionen i nyhetsbrevet så funderade vi över vilken design vi vill ha på våra nyhetsbrev. Vi gjorde en enkel prototyp i PowerPoint (se bild t.v.) för hur vi vill att nyhetsbrevet ska se ut rent grafiskt och fyllde prototypen med det innehåll vi vill dela med oss av varje månad. Sedan skapade vi ett utskick i blockeditorn, ställde in de inställningar vi vill ha för nyhetsbrevet och lade in block som följer den disposition vi valt. Detta utkast kan vi sedan bygga vidare på och skapa våra kommande nyhetsbrev baserat på det.

Vi bestämde oss för att ha ett redaktionsmöte en gång i månaden, en vecka innan nästa nyhetsbrev ska skickas ut. För mötet har vi satt en agenda som innefattar att vi inledningsvis ska utvärdera det föregående nyhetsbrevet utifrån innehåll och tillhörande rapport. Hur såg öppningsfrekvensen ut? Vad kan vi förbättra till nästa utskick? Vi ska diskutera KPI (Key Performance Indicator, se Wikipedia) för föregående månad och kika på antal kommentarer i bloggen, svar på nyhetsbrevet, besökare på hemsidan, prenumeranter etc. Under redaktionsmötet ska vi också fundera över eventuella kampanjer och erbjudanden vi kan ge våra läsare. Slutligen spikar vi det nyhetsbrev som ska skickas ut en vecka senare så att det är redo för utskick.

Eftersom att Get a Newsletters nyhetsbrev bland annat ska innehålla länkar till blogginlägg vi skrivit under månaden som gått satte vi upp ett grundligt bloggschema med både bloggämnen och datum för publicering för att försäkra oss om att det alltid kommer finnas något att länka till. Relevanta nyhetssajter inom digital marknadsföring kommer regelbundet att scannas för att hitta intressanta nyheter att berätta om för våra kunder. Nyhetsbrevet ska skickas ut ett specifikt datum varje månad och detta förde vi in i kalendern tillsammans med redaktionsmötena.

Så för att sammanfatta vårt kommunikationsmöte:
1. Syfte – att nå en starkare kundrelation genom att skapa mervärde för våra kunder.
2. Tidsplan – våra nyhetsbrev ska skickas ut en gång i månaden.
3. Innehåll – blogginlägg, tips och tricks, artiklar och kampanjerbjudanden.
4. Disposition – se prototypbilden ovan.
5. Möte – redaktionsmöte en gång i månaden med en fast agenda.
6. Rutiner – fastställt bloggschema, scanning av nyhetssajter, fasta datum för utskick.

För vår del har denna planering varit nödvändig för att vi ska få igång en rutin i skapande och utskickande av nyhetsbreven och vi hoppas att även ni hittat något av värde i detta! Och ni fantastiska användare som skickar nyhetsbrev på löpande band utan problem, avslöja gärna några knep i kommentarsfältet! Hur gör ni?