Med ett förbud att ha ett event med fler än 500 deltagare gör att företag, bland annat inom event – och nöjesbranschen, behöver tänka om. Och tänka utanför boxarna. När det kommer till kommunikation och själva eventet.
Många tar det säkra, före det osäkra. Vilket innebär att många väljer att flytta eventet framåt i tiden eller online.
I en situation som denna, handlar det inte om att fokusera på vad du inte kan göra. Utan fokusera på vilka möjligheter som finns. För att ge dig inspiration, är detta inlägg fyllt med tips på vad du kan göra. Oavsett om du kan hålla eventet online eller inte.
Varför finns det förbud att ha ett event för mer än 500 personer?
Då många event tillför att personer reser och bor på hotell. Ökar risken att viruset sprids snabbare och till flera ställen. Vilket i sin tur påverkar sjukvården. Därför har Folkhälsomyndigheten beslutat att förbjuda offentliga tillställningar och allmänna sammankomster med över 500 deltagare.
För alla övriga evenemang och sammankomster rekommenderas det att göra en riskbedömning. För att utvärdera eventuella risker och vidta åtgärder som minskar smittspridningen.
Digitala möten, via skype eller webinarium, bör övervägas som alternativ. Vilket naturligt leder oss in på att den första frågan som du behöver ställa dig:
Kan jag göra eventet online?
Med andra ord – går det på något sätt att genomföra eventet och fortfarande vara hemma?
Om svaret är ja, då kan du till exempel använda dig av Zoom. Som är en tjänst som låter dig hålla ett live event för 100 i 40 minuter, gratis.
För att skicka ut inbjudningar, länk till event och material kan du sedan använda Get a Newsletter. Det finns färdiga mallar som du kan använda. Och du får skicka ut obegränsat med mail till1000 kontakter.
Ett annat alternativ är att skapa en online kurs, som innehåller en serie av mail, eller som ett vanligt utskick. Kursen kan innehålla videos, e-böcker eller bara bilder och text.
Om du känner att event inte kan genomföras online. Då kan nedan tips hjälpa dig.
Om svaret är nej, vad kan jag då göra?
Att ställa in eventet kan kännas som det enklaste att göra. Men det betyder inte att ansvaret för att betala lokal, catering med mera försvinner. Därför är det bra att börja prata med leverantörerna, för att se hur saker kan lösas. I ett läge som detta är många villiga att kompromissa och hitta lösningar.
Då många andra företag också nu bokar om. Kan dina leverantörers tillgänglighet i höst försvinna. Därför, förutom en riskbedömning, kan det vara bra att kolla på nedan saker:
- Vilka datum kan går det för er att flytta eventet till
- Vilka datum kan leverantörerna (lokal, catering, med mera).
- Vilka datum kan underhållning ( DJ, band eller liknande)
- Hur kan varor, utan bäst före datum, förvaras under tiden
- Går det att avvakta med leveransen på de varor som har ett bäst före datum
Detta kan vara bra att göra. Oavsett om ditt event är om några månader. Bara för att ha koll på hur läget ser ut framåt.
Om det är så att det inte går att lösa, till exempel maten. Så finns det säkert många välgörenhetsorganisationer, sjukhus eller liknande, som med stor säkerhet kan ta emot maten. Eller om företaget kan på något sätt leverera maten hem till alla medarbetare.
Många artister använder sina egna konton på sociala medier och sjunger sina egna låtar. Eller svarar på deras frågor. Vilket många verkar uppskatta. Jag satt till exempel själv och titta på när Marcus, från Mumford and Sons, spelade upp deras nya låt.
Bara för att ni inte kan vara på samlade på ett ställe, betyder det inte att artisten eller föreläsaren kan sjunga eller hålla föreläsningen för er. Ett annat alternativ är att låta dem spela in i förväg och sedan lägga ut det på er hemsida.
När du har en plan på vad som kommer att hända. Då är det det bara att börja kommunicera med personerna som ska delta i eventet.
Vilken information jag bör kommunicera till mina besökare?
Berätta hur läget ser ut – så fort som möjligt
Vad alla som ska besöka ett event närmaste månaderna undrar just nu är om eventet blir framflyttat, inställt eller om det kommer vara online. Oavsett om eventet är i april, maj, juni, juli.
Därför är det bra att redan nu skicka ut information. Även om du inte vet exakt hur ska det bli. Besökarna kommer att känna sig lugna och trygga. Eftersom de märker att du har koll på läget.
Svara på de vanligaste frågorna
När ett eventet flyttas fram eller bli inställd, brukar många frågor dyka upp. Ligg därför ett steg före och svara på de vanligaste frågorna i ett nyhetsbrev.
De vanligaste frågorna kan till exempel vara:
- Vad händer om jag inte kan gå på det nya datumet?
- Får jag pengarna tillbaka om eventet blir inställt?
- Vad händer med mina bokningar (tågbiljett/hotell)?
Du kan också till exempel hjälpa besökarna att sälja vidare sina biljetter. Genom att skapa en grupp på facebook. Där personer kan skriva ut om de säljer sina biljetter. Ju mer ni kan underlätta, desto bättre.
Även här finns det också färdiga mallar som du kan använda.
Över till dig
Det viktigaste i en situation som denna är:
- Hålla dig uppdaterad gällande läget.
- Ha tydlig och rak kommunikation (både intern och externt).
- Undersöka vilka möjligheter som finns – här kan säkert dina leverantörer vara till stor hjälp. Eftersom de med stor sannolikhet får höra flera olika lösningar. Som även kan passa dig.
Även om online inte helt och hållet samma sak som att träffas i verkligheten. Så är det ett väldigt bra sätt att umgås. När du inte kan träffas i verkligheten – nästan varje torsdag skypar jag med min kompis som bor i Dalarna. Då vi tittar på en tv-serie tillsammans (vårt hitlist längsta skype-samtal är upp mot 5 timmar).
Så även om eventet inte blir av. Så behöver det inte stoppa er från umgås. Eller anordna en virtuell after work, med musikquiz eller frågesport. Här tror jag att vi faktiskt lära oss mycket av de yngre.
Lämna ett svar