Den hållbara strategin för nyhetsbrev: System före mål

Om du har svårt att skicka ditt nyhetsbrev regelbundet är det inte din disciplin det är fel på, det är ditt system. 

De flesta tror att de behöver mer disciplin för att lyckas med sitt nyhetsbrev. De tänker: ”Om jag bara vore mer fokuserad skulle jag skriva mer.”

Men disciplin är inte en oändlig resurs. Den tar slut när du är trött, stressad eller har mycket på jobbet. Ett system däremot, är en struktur som gör att arbetet sker trots att disciplinen är låg.

• Ett mål är att skicka ett nyhetsbrev i veckan – fokuserar på resultatet.
• Ett system är att ha en färdig mall, en fast tid i kalendern och en lista med färdiga idéer – fokuserar på processen.

​​De flesta börjar med en enorm våg av inspiration. De skriver tre långa, djupa artiklar på sju dagar. Sen… tar disciplinen slut. Det blir tyst i inkorgen. Läsarna glömmer bort dig och tröskeln för att börja igen blir högre för varje vecka som går.

Den dolda kostnaden av att ”inte hinna”

Innan vi går in på hur du skapar ett system måste vi tala om den ekonomiska verkligheten. Varje gång du hoppar över ett utskick förlorar du:

• Förtroendekapital: Dina prenumeranter glömmer vem du är. När du väl skickar något är de mindre benägna att öppna.
  
• Direkt avkastning: Din e-postlista är din mest värdefulla tillgång. Att ha 5 000 personer på en lista som du inte pratar med är som att ha pengar på ett bankkonto utan ränta. Du lämnar bokstavligen pengar på bordet.

Med andra ord är system din försäkring mot förlorad inkomst.

Här är sex konkreta tips, inspirerade av psykologin bakom produktivitet, för att bygga system som gör att ditt nyhetsbrev skickas ut. De kan också hjälpa för andra rutiner, både för jobb eller privat. 

Tips 1: Tänk på det som en loop

Istället för att se varje mejl som en stor prestation, ser jag det som enkel loop:

Planera → Skapa → Skicka → Mäta → Förbättra.

• Planera: Samla idéer passivt.
• Skapa: Fyll i en färdig mall
• Skicka: Schemalägg i god tid.
• Mäta: Se vad som fungerade (utan dömande).
• Förbättra: Justera en liten detalj till nästa gång.

Tips 2: Skala ner uppgiften 

I en intervju hos Steven Bartlett delar James Clear (författaren bakom Atomic Habits) med sig av nyckeln till att skapa hållbara rutiner. Ett av hans bästa tips är att skala ner uppgiften.

Vi gör ofta misstaget att vara för diffusa. ”Jag vill läsa mer böcker” är en önskan, inte en vana. ”Jag ska läsa en sida varje dag” är en vana, ett system.

Det här fungerar exakt likadant för dina nyhetsbrev. Sluta tänk: ”Nu ska jag skriva ett helt nyhetsbrev”. Tänk istället: ”Under dagen ska jag lägga in tre populära varor eller en intressant artikel i mitt nyhetsbrev”.

Blocka 30 minuter varje dag till att lägga in en del i nyhetsbrevet, under en vecka så kommer du kunna se ett helt nyhetsbrev som du sedan kan skicka. 

Tips 3: Skapa en checklista

När hjärnan är trött ska du inte behöva tänka, utan bara checka av. Kirurger och piloter använder checklistor för att de inte ska behöva ”tänka” på de enkla stegen när det är stressigt. Det tar bort den kognitiva tröttheten (decision fatigue). Du behöver inte fundera på ”vad var det jag skulle göra nu?”, du bara följer listan.

Ett exempel på en checklistan för dina nyhetsbrev kan vara är:

• Lägg in innehåll 1-3
• Testa länkar
• Korrekturläs

Tips 4: Dokumentera istället för att skapa

Istället för att sitta och vänta på inspiration, bör du ha ett system för att fånga upp idéer i vardagen. Även om du inte ska skicka ett nyhetsbrev just i dag. Samla idéer, nyhetsbrev, kundfråga, en intressant artikel eller ett internt resultat på ett så samma ställe. 

Tänk på det som ett innehållsvalv. När det är dags att skriva nyhetsbrevet ”väljer” du bara från din innehålls bank, istället för att stirra på en tom skärm

Tips 5: Skapa visuella påminnelser

Om du vill skicka nyhetsbrev regelbundet räcker det inte med system – du behöver visuella hintar eller påminnelser.

Ta kosttillskott som ett exempel. Om de står gömda längst in i ett mörkt skåp kommer du aldrig ihåg att ta dem. Men om de står precis bredvid din kaffemaskin på morgonen? Då sker handlingen nästan automatiskt.

Samma princip gäller för ditt skapande. Du behöver ta fram ditt nyhetsbrev ”ur skåpet” och placera det där du inte kan missa det

Många gör misstaget att skriva ”Nyhetsbrev” i kalendern. Det är för vagt. Din hjärna ser det och tänker: ”Det där ser jobbigt ut, jag gör det sen.” För att överlista din inre prokrastinerare behöver du ge dina påminnelser aktiva namn och specifika tider:

• Måndag kl. 16:30 – ”Content-skörd”: Istället för att pressa fram idéer, avsätter du 15 minuter för att samla ihop veckans tankar, kundfrågor och skärmdumpar. Du skördar det som redan finns.
  
  
• Torsdag kl. 09:00 – ”Nyhetsbrev: Starta klockan (25 min)”: Målet är inte att bli klar, målet är bara att starta klockan och fokusera i 25 minuter.

Förutom kalendern, hur kan du designa din miljö för att påminna dig? Några exempel på hur kan kan skapa visuella påminnelser är:

• Fäst fliken: Ha Get a Newsletter som en fastnålad flik i din webbläsare så att den är det första du ser varje morgon.
  
  
• Widget-hacket: Lägg en genväg till ditt idé-dokument direkt på telefonens hemskärm. Varje gång du kollar mobilen får du en subtil påminnelse om att din innehållsvalvet väntar på att fyllas på.
  
  
• Post-it-metoden: Sätt en färgglad Post-it på ramen av din datorskärm. Det påminner dig om att du inte behöver skriva ett mästerverk, bara skicka något av värde.

Tips 6: Gör klart på din att-göra-lista

Har du märkt hur en oavslutad arbetsuppgift kan ”spöka” i bakhuvudet? Det beror på Zeigarnik-effekten. Studier inom psykologi visar att vår hjärna har en medfödd tendens att komma ihåg oavslutade eller avbrutna uppgifter betydligt bättre än de vi har slutfört.

Fenomenet upptäcktes när man studerade servitriser som kom ihåg komplexa beställningar perfekt så länge bordet inte hade betalat,  men så fort maten var serverad och ”loopen” stängd, raderades informationen från minnet.

För att slippa den mentala stressen kan du:

• Använda pomodoro-tekniken: Sätt en klocka på 25 minuter. Det är en tillräckligt kort tid för att överlista hjärnans motstånd mot att börja.
  
  
• Skriva ner vad nästa steg är: Om du inte blir klar när klockan ringer, skriv ner exakt vad nästa steg är (t.ex: ”Hitta en bild till sektion 2”). Genom att definiera nästa steg lurar du hjärnan att tro att uppgiften är ”under kontroll”, vilket gör att den kan släppa taget och din hjärna kan slappna av.

Vad ska jag göra nu?

Oavsett vilket eller vilka tips du tar med dig, eller modifierar, handlar det i slutändan om hur du kan göra det enklare för dig att komma igång med att skriva nyhetsbrev. Sätt en timer på 5 minuter och skriv ner vilka sätt som du kan göra det enklare för dig. 

Kom ihåg att börja smått. Det viktigaste är att du börjar och hittar ditt sätt att skapa system som fungerar för dig. Du kan alltid fylla på med fler system eller påminnelser, men om du skapar för många system eller påminnelser direkt blir det svårt att behålla det. Dina system ska fungera även på en dag som inte går som du vill eller du är supertrött. 

Att skicka nyhetsbrev handlar inte om att nå en slutdestination. Det handlar om att landa i en loop som du faktiskt tycker om. Genom att minska friktionen, skala ner kraven och använda färdiga mallar i Get a Newsletter, gör du det nästan omöjligt att misslyckas.